Dec 6, 2021

學校訪問 – 德萃小學 – 行政工作化繁為簡 校內網購、活動報名更有效率

德小學率先使用GRWTH「學校商店」手機應用程式

德萃小學及漢師德萃學校於4年前已使用GRTWTH APP作家校溝通平台,2020年成立的神召會德萃書院 (小學部) 亦引入GRWTH APP,處理全校學生點名、發放家長通告、收費等校內事宜,行政管理全盤電子化,行政效率大為提高;而期間更不斷探索新的功能,就像今年9月三校率先使用GRWTH最新開發的「學校商店」手機應用程式,為家校帶來雙贏的體驗。

家長學堂倡親子共學

疫情令家長無法帶子女出外旅行,有見及此,德萃小學、漢師德萃學校及神召會德萃書院 (小學部) 去年推出「德萃家長學堂」,舉辦一系列如「小小樹藝師工作坊」、「日本京都兒童文化大使——匠人親子工作坊」等活動,讓該校學生與父母渡過有意義的週末。

漢師德萃學校校長馮鑑邦說:「小朋友都覺得父母懂很多,但我們希望藉活動讓家長放下身段,跟子女一起從零開始同步學習。」

德萃幼稚園部及小學部總校長朱子穎說:「藉此實現學校的理念,就是大人及小朋友一齊成長、一齊學習,從而促進親子溝通。」

傳統手續繁複

德萃小學現有三間分校,上年度總共舉辦了超過60場次家長學堂活動

校內活動多姿多采,但原來背後的行政工作並不輕鬆,以傳統行政方法處理的話,需要10位職員處理報名、抽籤、通知家長及付款事項,手續繁複,需時兩個星期才完成。

神召會德萃書院 (小學部) 副校長曾維漢說:「再加上家長報名後,要隔兩個星期才收到活動入圍及付款通知,但香港家長的日程都很繁忙,可能被通知的一刻,早已安排另一活動而要退出。於是,職員要再處理後補報名,令過程更繁瑣。」

報名及付款流程僅5分鐘

自使用GRWTH的「學校商店」網購系統後,繁瑣的行政工作變得簡便多了。

在處理報名上,學校會先在活動前一天上載至「學校商店」網購系統,並透過GRWTH APP向家長發出即時訊息,讓家長預先查看個人日程以作準備。當活動「上架」後,學校便採「先到先得」報名及即時付款,馮校長說:「現採先到先得形式,額滿後,程式後台便自動關閉報名功能。」

整個報名流程只需兩位職員於5分鐘內完成。另外,由於家長可預先確認日程,所以減少出現臨時退出的情況。

冀「學校商店」更多元化

此外,三間學校除了引用「學校商店」自助選購系統進行活動報名外,亦用於校內網購產品及紀念品。朱總校長說:「暫時主要售賣學校紀念品,包括學校口罩、『德德』及『萃萃』積木人仔模型;另外就是『德萃家長學堂』的親子活動。」

「學校商店」自助選購系統亦協助學校有效地管理紀念品的貨存情況,例如當校本產品售罄後,系統會即時自動關閉「購買」功能,避免因人手處理而引致超額認購的情形。

而自助選購系統推出後,家長反應十分正面。朱總校長說:「『學校商店』的界面跟坊間的網購系統大同小異,家長很快就適應,且有很好的使用體驗。」

他預計未來「學校商店」將引入更多元化的校本產品,並會繼續發掘科技所帶來的潛在價值。「『學校商店』充分展現了科技所創造的新價值。學校行政人手及時間大大減省,而家長則只需一部手機,便能在工餘時間處理好子女的校內事宜」

撰文:GRWTH特約記者Pearl Lee | 編輯:GRWTH編輯組 | 圖片來源:受訪者及GRWTH

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